Documenten voor zaalhuur

Hoe infrastructuur huren in CC Maasmechelen?

Elke aanvraag om de infrastructuur van Cultuurcentrum Maasmechelen te huren, dient via het secretariaat, schriftelijk of via e-mail te gebeuren en wordt gericht aan CC Maasmechelen, Secretariaat, Koninginnelaan 42, 3630 Maasmechelen, tel. 089-76 97 97, e-mail: info@ccmaasmechelen.be.

De infrastructuur kan niet gehuurd worden voor fuiven, privé-feesten en huwelijken. Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor gehuurd, kan leiden tot aanpassing van de huurprijs of tot weigering van de activiteit.

Neem contact op met het onthaal om te controleren of de infrastructuur die u wenst te huren beschikbaar is. Dit kan telefonisch op het nummer 089 76 97 97 of via een e-mail naar info@ccmaasmechelen.be.

Elke aanvrager kan een optie nemen op een locatie voor zijn activiteit. CC Maasmechelen werkt per seizoen (01/09-31/08). Aanvragen voor zalen die op seizoenbasis gevraagd worden, namelijk de schouwburg en de polyvalente zaal kunnen ten vroegste 2 jaar voor de datum van de geplande activiteit ingediend worden. Deze aanvragen worden als opties genoteerd en pas definitief bevestigd na afronding van en in functie van verenigbaarheid met de programmering van het cultuurcentrum, dit ten laatste in maart van het daaropvolgende jaar.

Elke optie dient ten laatste 3 maanden voor de activiteit definitief te worden bevestigd door de huurder of meteen indien een andere aanvraag voor dezelfde ruimte toekomt.

Vergaderlokalen, zaal 1, danszalen en een deel van de verdieping kunnen het hele jaar door gereserveerd worden.

In de behandeling van de opties worden volgende principes toegepast:
- Indien er meerdere aanvragen zijn voor de huur van infrastructuur dan beschikbare data, krijgen huurders uit de gemeente Maasmechelen steeds voorrang op huurders van buiten de gemeente Maasmechelen.
- Indien er meerdere aanvragen zijn voor de huur van infrastructuur op een specifieke datum krijgen zeer regelmatige huurders van de infrastructuur het cultuurcentrum voorrang op éénmalige of eerder occasionele huurders.
- Indien er meerdere aanvragen zijn voor de huur van infrastructuur op een specifieke datum krijgen huurders die de infrastructuur van het cultuurcentrum huren voor regelmatig terugkerende activiteiten voorrang op huurders die de infrastructuur huren voor één dag.
- In alle andere gevallen worden de opties in chronologische volgorde van de aanvraag toegekend.

Het huren van infrastructuur in CC Maasmechelen gebeurt op basis van naleving van het huishoudelijk reglement en op basis van de geldende huurtarieven. U vindt het huishoudelijk reglement en de geldende huurtarieven onder de rubrieken "huishoudelijk reglement" en "huurtarieven".

Voor de huur van infrastructuur is er een formulier huurovereenkomst beschikbaar. Dit formulier vindt u onder de rubriek "huurovereenkomst" en kan telefonisch of via mail opgevraagd worden. Eén exemplaar van deze huurovereenkomst wordt binnen de tien werkdagen ondertekend teruggezonden naar Cultuurcentrum Maasmechelen. 

Voor elke verhuring wordt een voorschot betaald. Dit voorschot bedraagt 1/3 van de totale huurprijs met een minimum van 50 euro. Indien de totale kostprijs van de verhuring minder dan 50 euro bedraagt, wordt het volledige bedrag als voorschot aangerekend.

Het voorschot en de waarborg (indien van toepassing) worden betaald na ontvangst van een factuur. Elke aanvraag is pas definitief na ondertekening van de huurovereenkomst en de ontvangst van het voorschot en de waarborg (indien van toepassing). Indien hier niet aan voldaan wordt, gaan we ervan uit dat de activiteit niet plaatsvindt. Zonder ondertekende overeenkomst maakt de huurder geen enkele aanspraak op de infrastructuur.

De betaalde waarborg wordt u ten laatste 21 kalenderdagen na de activiteit teruggestort via overschrijving op voorwaarde dat de zaal werd teruggegeven in de staat waarin ze zich voor de activiteit bevond. In geval van regelmatig terugkerende activiteiten van vaste gebruikers wordt de waarborg terugbetaald op het einde van het kalenderjaar. 

De eindafrekening dient te gebeuren uiterlijk 30 dagen na factuurdatum. Bij achterstallige betaling kan verdere verhuur van infrastructuur door Cultuurcentrum Maasmechelen geweigerd worden. Onderverhuring is nooit toegelaten.

De huurder dient Cultuurcentrum Maasmechelen tijdig en schriftelijk of via e-mail in kennis te stellen van de annulering van gehuurde ruimten.
Tijdig wil zeggen:
- voor alle ruimtes uitgezonderd de vergaderzalen: 1 maand voor activiteit
- voor vergaderzalen: 7 kalenderdagen vóór de activiteit.
- Voor ruimtes die gehuurd worden voor regelmatig terugkerende activiteiten: 1 maand voor de eerste activiteit in de reeks. Datumwijzigingen in een reeks van reeds bevestigde opties worden als een annulering beschouwd.

Bij annulering worden altijd annuleringskosten aangerekend:
20% van de huurprijs infrastructuur bij tijdig verwittigen;
50% van de huurprijs infrastructuur bij laattijdig verwittigen;
100% indien u niet verwittigt.

Indien het verschuldigde huurgeld niet betaald is op de vervaldag van de tweede aanmaning, wordt aan de betrokkenen de verdere toegang tot de accommodaties van het cultuurcentrum automatisch ontzegd. Bij betaling kan de accommodatie terug ter beschikking worden gesteld.

Elke huurder is als organisator zelf verantwoordelijk voor het naleven van de geldende reglementering inzake verzekeringen en vergunningen. Alle kosten hieraan verbonden zijn ten laste van de huurder.